IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: Integralis S.A.S.

NIT: 900.209.959-1

Domicilio: Avenida Carrera 45 No. 103-40, Edificio Logic 2, Oficina 409, Bogotá, Colombia

Correo electrónico: info@integralisgs.com.

Teléfono: (571) 6167718 – (571) 6026627

FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos personales rige a partir del 1 de noviembre de 2016.

ANTECEDENTES

Con la expedición de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se confirmó el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Integralis S.A.S. como entidad responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, ha creado y adaptado la siguiente “Política sobre Tratamiento de Datos Personales” de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios, de acuerdo con los requisitos exigidos en el decreto No. 1074 del Ministerio De Comercio, Industria Y Turismo, del 26 de mayo del 2015, Capítulo 25, Sección 3.

DEFINICIONES:

Para efectos de la presente política, las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado conforme a la normatividad:

a) Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público:

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Datos sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

i) Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Transferencia:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

l) Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DE LOS MISMOS.

Los datos personales serán, recolectados, administrados, almacenados, analizados, procesados usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos (En adelante, “Tratados”), para los fines relacionados con el objeto social de Integralis S.A.S., y en especial para fines legales, contractuales y comerciales, entre los que se incluyen, entre otros:

a. Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados:

Se realiza para dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de Integralis S.A.S., tales como pagos de nómina, pagos y reportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y/o reclamos, presentados por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades de Sistema General de Seguridad Social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. La supresión de los datos personales no aplica para empleados y ex empleados, en cumplimiento del régimen laboral legal y contractual.

b. Tratamiento de datos personales de proveedores – personas naturales y jurídicas:

Dar lugar al debido cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo de Integralis S.A.S., tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o transmisión de información exigidas por ley o por políticas internas, atención y respuesta a consultas, peticiones, solicitudes, acciones y/o reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. Los datos igualmente serán utilizados para contacto correspondiente a la gestión de compras propias de la relación comercial.

c. Tratamiento de datos personales de clientes – personas naturales y jurídicas y distribuidores:

Dando lugar al desarrollo del objeto social de la compañía y al debido cumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo, Integralis S.A.S., gestiona a favor de sus clientes operaciones tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas debe realizar; divulgación de información comercial, tarifas, promociones, información y lanzamiento de nuevos productos, actividades de interés específico, transmisión de información de interés relacionado, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

d. Datos Sensibles (Salud).

Dando lugar al debido cumplimiento de las obligaciones comerciales a cargo de Integralis S.A.S., en diferentes proyectos se recolectará información sensible bajo la autorización del titular, con fines exclusivos y únicamente para el desarrollo de cada proyecto, con una finalidad concreta.

e. Usuarios de productos:

Envío de información que permita la planeación, creación, mantenimiento, desarrollo y/o seguimiento de la relación comercial / científica entre el Titular del dato e Integralis HGS.

Envío o solicitud de información relacionada con la planeación, convocatoria, seguimiento, coordinación, logística, ejecución, y evaluación de eventos o proyectos científicos, académicos, médico marketing, o promocionales, coordinados, parcial o completamente, por Integralis HGS.

Envío de información comercial, científica promocional sobre los productos y/o servicios, ofrecidos por Integralis HGS.

Envío o solicitud de información que permitan el cumplimiento de procesos y obligaciones legales, comerciales y contractuales.

Otros usos administrativos, científicos, comerciales, informativos y de contacto enmarcados en el acuerdo entre el titular de la información e Integralis HGS.

Estas actividades se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer. Los datos recolectados son tratados de acuerdo con la finalidad legal, contractual o extracontractual que dio lugar a la recolección.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

Conocer la Política De Tratamiento De Datos Personales de Integralis S.A.S.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Integralis S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a Integralis S.A.S. para la recolección y uso de los datos personales salvo cuando dicha autorización no sea necesaria en los términos del artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Ser informado por Integralis S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en su recolección y/o uso no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en dicha recolección y/o uso la Compañía ha incurrido en conductas contrarias a Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de recolección y/o uso, previa solicitud. Estos derechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por Integralis S.A.S y en cumplimiento de su Política de Tratamiento de Datos Personales.

TIEMPO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Integralis S.A.S. tratará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con la finalidad que justificó su tratamiento, atendiendo a disposiciones aplicables a la materia y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, Integralis S.A.S. procederá a la eliminación de los datos en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. En este caso, los datos serán conservados en una base de datos externa, específica para este fin, hasta que la obligación de conservarlos haya desaparecido.

AVISO DE PRIVACIDAD

Integralis S.A.S garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los Datos Personales contenidos en su base de datos. Integralis S.A.S. informará al titular, por medio de un aviso de privacidad, sobre la existencia de su política de tratamiento de información personal y la forma de acceder a la misma, cuando lo requiera. Contenido del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad contiene la siguiente información:

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

Los derechos que le asisten al titular.

Los mecanismos dispuestos por Integralis S.A.S. para que el titular pueda conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de Integralis HGS y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

CONSULTAS Y RECLAMACIONES

Los reclamos tienen por objeto conocer, rectificar, actualizar, y/o suprimir datos personales o revocar la autorización, previa solicitud del titular de la información. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará la información que requiera sobre sus datos personales. La respuesta a la consulta deberá darse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Todos los reclamos se canalizarán a través de info@integralisgs.com.

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

Asistente de la Gerencia

Dirección: Avenida carrera 45 # 103-40, Edificio Logic 2, Oficina 409, Bogotá D.C.

Teléfono: (571) 6026627

Correo electrónico: info@integralisgs.com

AUTORIZACIÓN

Integralis S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Integralis S.A.S. realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Integralis S.A.S., tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando formato de autorización.

Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

Los Datos Personales que serán recolectados.

La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.

Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales

Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta Política.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

Origen racial o étnico.

Orientación política.

Convicciones religiosas / filosóficas.

Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

Salud.

Vida sexual.

Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Integralis S.A.S. no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes. Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SAS sólo realizará el Tratamiento de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En caso de requerirse Integralis S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA

Integralis S.A.S. tiene la discreción de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Sugerimos a los usuarios verificar frecuentemente esta página http://www.integralisgs.com para estar al tanto de cambios hechos para que se mantengan informados del cómo estamos ayudando a proteger la información personal que recibimos. El Usuario accede y está de acuerdo que es su responsabilidad de revisar periódicamente ésta política de privacidad y estar al tanto de sus modificaciones.